RFP가 공식적으로 발행되기 전, 클라이언트와의 사전 커뮤니케이션이 제안서 승률을 좌우합니다. 실제로 성공적인 제안의 약 70%는 RFP 발행 이전에 이미 승부가 결정됩니다. 본 가이드에서는 클라이언트와의 초기 접촉부터 니즈 파악, 관계 구축까지 실전에서 바로 활용할 수 있는 사전 커뮤니케이션 전략을 단계별로 소개합니다. 디지털 마케팅 에이전시 입장에서 어떻게 클라이언트의 신뢰를 얻고, 경쟁사보다 유리한 위치를 선점할 수 있는지 구체적인 방법을 알아보겠습니다.
사전 커뮤니케이션(Pre-RFP Communication)은 클라이언트가 공식적으로 제안요청서를 발행하기 전에 이루어지는 모든 대화와 관계 형성 활동을 의미합니다.
쉽게 말해, "시험문제가 나오기 전에 선생님과 대화하며 출제 경향을 파악하는 것"과 비슷합니다.
RFP 문서만으로는 클라이언트의 진짜 고민과 숨겨진 니즈를 100% 파악하기 어렵습니다.
문서에 적힌 요구사항은 빙산의 일각일 뿐, 실제 의사결정 기준과 우선순위는 대화를 통해서만 알 수 있습니다.
핵심 포인트: 사전 커뮤니케이션을 통해 클라이언트의 숨겨진 니즈를 파악하고, 제안서에 반영하면 경쟁사 대비 압도적으로 유리한 위치를 선점할 수 있습니다.
클라이언트와의 첫 접촉 타이밍은 매우 중요합니다.
너무 이르면 구체적인 계획이 없어 대화가 산으로 가고, 너무 늦으면 이미 경쟁사가 선점한 상태일 수 있습니다.
실전 팁: LinkedIn이나 업계 뉴스를 모니터링하며 클라이언트의 조직 변화, 신규 사업 발표 등을 추적하세요. 이런 변화의 시점이 접근의 골든타임입니다.
초기 미팅에서 많은 에이전시가 저지르는 실수는 자사 소개에 너무 많은 시간을 쓰는 것입니다.
사전 커뮤니케이션의 핵심은 클라이언트의 이야기를 경청하는 것입니다.
Before: "저희는 10년 경력의 디지털 마케팅 전문 에이전시입니다. 주요 클라이언트는..."
After: "현재 디지털 마케팅에서 어떤 부분이 가장 개선이 필요하다고 느끼시나요? 구체적인 고민을 들어보고 싶습니다."
사전 커뮤니케이션 단계에서는 즉각적인 영업보다 가치 제공에 집중해야 합니다.
무료 인사이트, 업계 트렌드 리포트, 간단한 컨설팅 등을 제공하며 신뢰를 쌓으세요.
주의사항: 가치 제공은 "미끼"가 아닌 진정성 있는 도움이어야 합니다. 클라이언트는 진심을 금방 알아챕니다.
RFP 평가는 최종 의사결정자 한 명이 아닌, 여러 이해관계자가 참여합니다.
실무진, 중간관리자, 최고경영진 모두와 관계를 형성해야 합니다.
| 이해관계자 | 주요 관심사 | 커뮤니케이션 방법 |
|---|---|---|
| 실무진 | 실행 가능성, 협업 편의성 | 실무 미팅, 기술 워크숍 |
| 중간관리자 | 프로젝트 성공, 리스크 관리 | 정기 리포트, 프로세스 설명 |
| 최고경영진 | ROI, 전략적 가치 | 경영진 미팅, 비즈니스 임팩트 강조 |
미팅 후 24시간 내 후속 이메일을 보내는 것은 기본입니다.
논의된 내용을 정리하고, 약속한 자료를 즉시 전달하세요.
우선 접근할 잠재 클라이언트 리스트를 만드세요.
첫 접촉은 부담 없는 방식으로 시작하세요.
클라이언트의 진짜 고민을 파악하는 단계입니다.
이 단계에서 경쟁사와 차별화됩니다.
RFP가 나오기 직전, 최종 포지셔닝을 확고히 하세요.
상황: 한 B2B SaaS 기업이 리브랜딩을 고려 중이라는 업계 소식을 입수
사전 커뮤니케이션 전략:
초기 접촉 (1주차): LinkedIn에서 CMO에게 연결 요청, 최근 발표한 신규 서비스에 대한 축하 메시지
가치 제공 (3주차): 동종 업계 리브랜딩 성공 사례 3개를 정리한 리포트 무료 제공
니즈 파악 (5주차): 커피 미팅에서 "기존 브랜드 이미지의 어떤 점을 개선하고 싶으신가요?" 질문
관계 확장 (7주차): 실무 마케팅팀과 별도 미팅, 브랜드 가이드라인 구축 프로세스 공유
RFP 대응 (10주차): RFP 발행 시 이미 클라이언트 니즈를 정확히 파악한 상태로 맞춤형 제안서 제출
결과: 5개 경쟁사 중 최종 선정, 클라이언트 피드백 "우리의 고민을 가장 정확히 이해한 제안"
제안서 제출 전, 다음 항목을 점검하세요:
A: 전혀 그렇지 않습니다. 오히려 클라이언트 입장에서는 RFP를 작성하기 전에 시장 조사 차원에서 여러 에이전시와 대화하는 것을 환영합니다. 단, 영업 목적이 아닌 "도움을 드리고 싶다"는 진정성 있는 접근이 중요합니다. 첫 연락 시 "귀사의 마케팅 전략에 대해 배우고 싶습니다"라는 태도로 접근하면 거부감이 없습니다.
A: 프로젝트 규모에 따라 다르지만, 평균적으로 4~12주 정도가 적절합니다. 소규모 프로젝트는 4~6주, 대규모 프로젝트는 8~12주 정도 관계를 형성한 후 제안하는 것이 효과적입니다. 너무 짧으면 신뢰가 부족하고, 너무 길면 타이밍을 놓칠 수 있습니다.
A: 거부당하는 것은 자연스러운 일입니다. 이럴 때는 가치 있는 콘텐츠를 지속적으로 공유하는 전략으로 전환하세요. 이메일 뉴스레터, LinkedIn 포스팅, 업계 리포트 등을 통해 간접적으로 존재감을 유지하다가 적절한 타이밍에 다시 접근하세요. 때로는 6개월~1년 후 상황이 바뀌어 긍정적인 반응을 얻을 수 있습니다.
A: 공공기관은 공정성 때문에 사전 접촉이 제한적입니다. 하지만 공개된 설명회나 질의응답 기회를 최대한 활용하세요. 또한 과거 발주 이력, 평가 기준, 사업 계획서 등 공개 자료를 철저히 분석하는 것이 사전 커뮤니케이션을 대체할 수 있습니다. 합법적인 범위 내에서 담당자에게 절차적 질문을 하는 것은 가능합니다.
A: 대화에서 파악한 클라이언트의 숨겨진 니즈와 우선순위를 제안서 전반에 녹여내세요. 예를 들어, 미팅에서 "빠른 실행력"을 강조했다면, 제안서에 명확한 타임라인과 단계별 마일스톤을 상세히 제시합니다. 단, 노골적으로 "귀사와의 미팅에서 들은 바에 따르면..."이라고 쓰기보다는, 자연스럽게 그 니즈에 부합하는 솔루션을 제시하는 것이 좋습니다.
RFP가 공식 발행되기 전, 잠재 클라이언트와 관계를 형성하고 니즈를 파악하는 모든 대화와 활동을 의미합니다.
클라이언트가 현재 겪고 있는 구체적인 문제나 불편함을 말합니다. 사전 커뮤니케이션의 핵심 목표는 이 페인포인트를 정확히 파악하는 것입니다.
RFP 평가 및 의사결정에 관여하는 모든 사람을 의미합니다. 실무진, 팀장, 임원, 경영진 등 다양한 레벨의 사람들이 포함됩니다.
클라이언트가 명시적으로 요청한 것뿐 아니라, 숨겨진 요구사항과 기대치까지 파악하는 과정입니다.
영업이나 계약 없이 먼저 도움이 되는 정보, 인사이트, 컨설팅 등을 제공하여 신뢰를 구축하는 전략입니다.
클라이언트의 마음속에서 우리 에이전시가 어떤 위치를 차지하는지, 경쟁사 대비 어떤 차별점을 갖는지 설정하는 것입니다.
고객 관계 관리 시스템으로, 클라이언트와의 모든 접촉 이력, 대화 내용, 니즈 등을 기록하고 관리하는 도구입니다.
제안요청서로, 클라이언트가 프로젝트 요구사항을 정리하여 여러 에이전시에게 제안을 요청하는 공식 문서입니다.
많은 에이전시가 RFP 문서를 받은 후에야 움직이기 시작합니다.
하지만 진짜 승부는 그 전에 이미 결정됩니다.
사전 커뮤니케이션을 통해 클라이언트의 신뢰를 얻고, 진짜 니즈를 파악하고, 최적의 솔루션을 준비한 에이전시가 결국 승리합니다.
오늘부터 실천하세요: 이번 주 안에 접근하고 싶은 잠재 클라이언트 3곳을 선정하고, 각각에 대한 사전 커뮤니케이션 계획을 수립해보세요.
에이달(ADALL)은 10년 이상 축적된 RFP 대응 노하우로 클라이언트 관계 구축부터 제안서 작성, 최종 발표까지 전 과정을 지원합니다.
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