TL;DR 요약 - RFP가 발행되기 전 클라이언트와의 사전 커뮤니케이션이 제안 성공의 핵심입니다 - 사전 미팅을 통해 클라이언트의 숨은 니즈를 파악하고 신뢰 관계를 구축할 수 있습니다 - 정보 수집, 관계 형성, 솔루션 제안의 3단계 전략으로 접근하세요 - 사전 커뮤니케이션을 통해 제안서 작성 시간을 30% 단축하고 정확도를 2배 높일 수 있습니다
많은 에이전시들이 RFP(제안요청서)를 받고 나서야 부랴부랴 제안서를 작성합니다.
하지만 현실은 냉혹합니다. RFP가 발행되는 순간, 이미 경쟁사 중 한 곳은 클라이언트와 깊은 관계를 맺고 있을 확률이 높습니다.
실제로 B2B 마케팅 업계에서는 "RFP 발행 전 3개월이 승부를 결정한다"는 말이 있을 정도입니다.
1. 클라이언트의 진짜 고민을 알 수 있습니다
RFP 문서에는 공식적인 요구사항만 담겨있습니다. 하지만 클라이언트의 진짜 고민은 문서 밖에 있죠.
예를 들어, "브랜드 리뉴얼"이라는 RFP 뒤에는 "CEO가 최근 경쟁사 성공 사례를 보고 자극받았다"는 배경이 숨어있을 수 있습니다.
2. 신뢰 관계를 미리 구축할 수 있습니다
사람은 낯선 사람보다 아는 사람을 선택합니다. 사전 미팅을 통해 담당자와 라포(rapport)를 형성하면, 제안서 평가 시 무의식적으로 긍정적인 편향이 생깁니다.
3. 제안서 작성 방향을 정확히 잡을 수 있습니다
사전 정보 없이 쓴 제안서는 방향이 빗나가기 쉽습니다. 반면 클라이언트와 대화를 나눈 후에는 정확한 타겟팅이 가능합니다.
사전 커뮤니케이션은 공식적인 RFP가 발행되기 전에 잠재 클라이언트와 접촉하여 관계를 맺고 정보를 수집하는 모든 활동을 말합니다.
쉽게 말해, "밥 한번 먹자"는 제안부터 "우리 이런 서비스 하는데 관심 있으세요?"라는 가벼운 대화까지 모두 포함됩니다.
영업은 일방적으로 우리 서비스를 파는 행위입니다.
하지만 커뮤니케이션은 상호 교류입니다. 클라이언트의 고민을 듣고, 우리의 전문성을 나누며, 서로에게 도움이 되는 관계를 만드는 것이죠.
이 차이를 이해하면, 클라이언트도 여러분을 "귀찮은 영업사원"이 아니라 "도움이 되는 파트너"로 인식합니다.
1) 우선순위 고객 리스트 만들기
모든 잠재 고객에게 접근할 수는 없습니다. 우선순위를 정하세요.
2) 공개 정보 철저히 조사하기
첫 미팅 전에 반드시 숙제를 하세요.
3) 접촉 포인트 찾기
1) 미팅 요청 메시지 작성하기
좋은 예시:
"안녕하세요, ADALL의 김지완입니다. 최근 귀사의 신제품 런칭 캠페인을 인상깊게 봤습니다. 저희는 유사한 프로젝트에서 ROI 250% 달성 경험이 있는데, 30분 정도 인사이트를 나눌 수 있을까요?"
나쁜 예시:
"저희 회사 소개 좀 하고 싶은데 시간 되시나요?"
2) 첫 미팅에서 절대 하지 말아야 할 것
3) 첫 미팅에서 꼭 해야 할 것
1) 정기적인 터치포인트 만들기
한 번 만나고 끝이 아닙니다. 자연스러운 접촉을 유지하세요.
2) 비공식 제안(soft pitch) 시도하기
RFP 없이도 작은 프로젝트부터 시작할 수 있습니다.
예: "현재 홈페이지 전환율이 낮다고 하셨는데, 무료로 간단한 진단 리포트를 드릴까요?"
3) 내부 챔피언 만들기
클라이언트 조직 내에서 여러분을 옹호해줄 사람을 만드세요.
배경: 어느 글로벌 화장품 브랜드가 한국 시장 진출을 준비 중이었습니다. 공식 RFP는 6개월 후 발행될 예정이었죠.
우리의 접근:
결과: RFP 발행 시점에는 이미 우리가 "내부자"였습니다. 5개 경쟁사가 참여했지만, 최종적으로 연간 3억 원 규모의 프로젝트를 수주했습니다.
핵심 성공 요인:
Q1. 사전 미팅 요청 시 거절당하면 어떻게 하나요?
A. 거절은 자연스러운 일입니다. 포기하지 말고 다른 방법을 시도하세요.
Q2. 얼마나 자주 연락해야 "귀찮은 사람"이 되지 않을까요?
A. 황금 비율은 2~4주에 한 번입니다.
더 중요한 것은 빈도가 아니라 가치입니다. 매번 연락할 때마다 클라이언트에게 도움이 되는 정보를 주세요.
예: 단순 안부 메시지(X) → 클라이언트 업계 최신 트렌드 리포트 첨부(O)
Q3. 작은 에이전시인데, 대기업 클라이언트에게 어떻게 접근하나요?
A. 작은 것이 오히려 장점이 될 수 있습니다.
Q4. 사전 커뮤니케이션에 들이는 시간과 비용이 아깝지 않나요?
A. 단기적으로는 비용처럼 보이지만, 장기적으로는 최고의 투자입니다.
Q5. RFP 발행 후에 처음 연락하는 것과 비교해 실제로 얼마나 유리한가요?
A. 데이터로 증명됩니다.
RFP (Request for Proposal, 제안요청서) 클라이언트가 프로젝트를 발주하기 위해 에이전시들에게 제안을 요청하는 공식 문서입니다. 프로젝트 배경, 목표, 요구사항, 예산, 일정 등이 포함됩니다.
사전 커뮤니케이션 (Pre-RFP Communication) RFP가 공식적으로 발행되기 전에 잠재 클라이언트와 접촉하여 관계를 구축하고 정보를 수집하는 모든 활동을 의미합니다.
라포 (Rapport) 사람들 사이의 친밀감과 신뢰 관계를 의미합니다. 비즈니스에서는 "편하게 대화할 수 있는 관계"를 뜻합니다.
소프트 피치 (Soft Pitch) 공식적인 제안서 없이 비공식적으로 우리 서비스나 솔루션을 제안하는 것입니다. 예: "이런 문제가 있으시다면, 저희가 이렇게 도와드릴 수 있어요."
내부 챔피언 (Internal Champion) 클라이언트 조직 내에서 우리 에이전시를 옹호하고 추천해주는 사람입니다. 보통 실무 담당자가 이 역할을 합니다.
터치포인트 (Touchpoint) 클라이언트와 접촉하는 모든 순간을 의미합니다. 이메일, 전화, 미팅, SNS 메시지 등이 모두 터치포인트입니다.
CRM (Customer Relationship Management) 고객 관계 관리 시스템입니다. 클라이언트와의 모든 상호작용을 기록하고 관리하는 도구입니다.
니치 (Niche) 전체 시장에서 특정하고 좁은 영역을 의미합니다. 예: "친환경 화장품 브랜드 전문 마케팅"
핵심 요점 정리:
RFP 발행 전 3~6개월이 승부처입니다. 공식 문서를 받고 나서는 이미 늦었을 수 있습니다.
사전 미팅은 영업이 아니라 관계 구축입니다. 일방적으로 파는 것이 아니라, 서로에게 도움이 되는 파트너십을 만드세요.
정보 수집 → 첫 미팅 → 관계 심화의 3단계를 체계적으로 실행하세요. 각 단계마다 명확한 목표와 액션 플랜이 필요합니다.
매 접촉마다 가치를 제공하세요. 단순 안부가 아니라, 클라이언트에게 실질적으로 도움이 되는 정보와 인사이트를 나누세요.
꾸준함이 핵심입니다. 하루아침에 관계가 만들어지지 않습니다. 6개월, 1년을 내다보고 투자하세요.
오늘부터 할 수 있는 3가지:
총 2시간이면 충분합니다. 지금 시작하지 않으면, 6개월 후에도 같은 자리에 있을 것입니다.
ADALL과 함께 체계적인 비즈니스 개발 전략을 수립하세요
10년 경력의 전문가들이 귀사의 타겟 클라이언트 발굴부터 사전 커뮤니케이션 전략, RFP 대응까지 전 과정을 컨설팅해드립니다.
무료 상담 신청 - 전화: 02-2664-8631 - 이메일: master@adall.co.kr - 주소: 서울특별시 강서구 방화대로31길 2, 5~6층
첫 상담에서 귀사만의 맞춤형 클라이언트 접근 전략을 제시해드립니다.
사전 커뮤니케이션은 선택이 아니라 필수입니다. 오늘 시작한 관계가 6개월 후 대형 프로젝트로 돌아올 것입니다.}
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