RFP(제안요청서)를 받았을 때 가장 먼저 해야 할 일은 클라이언트의 진짜 요구사항을 정확히 파악하는 것입니다.
표면적으로 드러난 문구만 읽으면 핵심을 놓치기 쉽습니다. 이 글에서는 10년간 100건 이상의 RFP를 분석하며 터득한 요구사항 분석 노하우를 5단계로 정리했습니다.
초보자도 바로 실무에 적용할 수 있도록 체크리스트와 실전 예시를 함께 제공합니다.
많은 에이전시가 RFP를 받자마자 제안서 작성에 돌입합니다.
하지만 요구사항 분석 없이 쓴 제안서는 방향을 잃은 화살과 같습니다.
클라이언트가 '디지털 마케팅 캠페인'을 요청했다고 해서 단순히 광고 집행만 원하는 게 아닙니다. 브랜드 인지도 상승, 매출 증대, 고객 데이터 확보 등 숨겨진 목표가 반드시 존재합니다.
제대로 된 요구사항 분석은:
RFP 요구사항은 세 가지 층으로 나뉩니다.
RFP 문서에 직접 적혀 있는 내용입니다.
예: "SNS 광고 집행, 월 1회 리포트 제출, 예산 3천만원"
이것만 보고 제안서를 쓰면 평범한 제안서가 됩니다.
글자 사이에 숨어 있는 니즈입니다.
예: "기존 대행사와의 소통 문제"를 겪었다면, 실시간 커뮤니케이션 체계를 강조해야 합니다.
클라이언트도 아직 인식하지 못한 필요입니다.
예: 단순 광고 집행 요청이지만, 데이터 분석 대시보드를 제안하면 차별화됩니다.
목표: RFP 전체 구조와 핵심 키워드 파악
실행 방법:
실전 팁:
Adobe Acrobat이나 GoodNotes 같은 도구로 직접 표시하세요목표: RFP 이면의 맥락과 상황 이해
실행 방법:
클라이언트 기업 조사 - 공식 홈페이지, 뉴스 기사, IR 자료 검색 - 최근 1년 내 주요 이슈나 사업 방향 확인 - 경쟁사 대비 포지셔닝 분석
과거 마케팅 활동 분석 - SNS 채널, 광고 소재, 캠페인 히스토리 확인 - 어떤 스타일을 선호하는지 패턴 파악 - 성공/실패 사례에서 인사이트 도출
산업 트렌드 파악 - 해당 업종의 최신 마케팅 동향 조사 - 경쟁사들의 최근 캠페인 벤치마킹
실전 예시:
한 화장품 브랜드의 RFP를 받았다면:
이런 배경을 알면 제안 방향이 명확해집니다.
목표: 흩어진 요구사항을 구조화하여 시각화
실행 방법:
엑셀이나 구글 시트로 아래 표를 만드세요.
| 카테고리 | 명시적 요구사항 | 암묵적 요구사항 | 우선순위 | 대응 전략 | 담당자 |
|---|---|---|---|---|---|
| 목표/KPI | 월 1만명 유입 | 브랜드 인지도 향상 | 높음 | SEO+콘텐츠 마케팅 제안 | 김팀장 |
| 예산 | 3천만원 | 비용 효율성 중시 | 높음 | 단계별 집행 계획 | 이대리 |
| 일정 | 3개월 | 빠른 초기 성과 필요 | 중간 | 퀵윈 전략 포함 | 박과장 |
| 제약사항 | 경쟁사 A 제외 | 이전 대행사 불만 | 높음 | 차별화된 소통 체계 | 최실장 |
이 매트릭스의 장점:
목표: 불명확한 부분을 클라이언트에게 직접 확인
실행 방법:
명확히 해야 할 질문 정리 - "제안서 제출 시 필수 포함 항목이 있나요?" - "과거 대행사와의 협업에서 아쉬웠던 점은 무엇인가요?" - "현재 내부 마케팅 팀의 역할 범위는 어디까지인가요?"
공식 질의응답 기간 활용 - RFP에 명시된 Q&A 기간을 반드시 활용하세요 - 이메일로 정중하게 질문을 보냅니다 - 답변은 모든 참여사에 공개되므로 전략적으로 질문하세요
비공식 커뮤니케이션 - 가능하다면 담당자와 전화 통화를 시도하세요 - "RFP 이해를 돕기 위한 미팅"을 요청하는 것도 방법입니다 - 단, 과도한 접촉은 역효과를 낼 수 있으니 주의하세요
주의사항:
목표: 한정된 시간과 자원으로 최대 효과 창출
실행 방법:
클라이언트의 암묵적 요구사항에서 경쟁사가 놓칠 만한 부분을 찾으세요.
예시:
요구사항 분석 결과를 바탕으로:
제안서 작성 전에 아래 항목을 확인하세요.
RFP 명시 내용:
표면적 분석 (X):
→ SNS 광고 집행 계획 + 인플루언서 섭외 리스트 제출
심층 분석 (O):
클라이언트 배경 조사 결과: - 최근 오프라인 매장 축소, 온라인 전환 중 - 기존 고객층 40~50대 → 30대로 확장 시도 - 경쟁 브랜드들이 라이브커머스에서 성과
암묵적 요구사항 도출: - 단순 트래픽이 아닌 실제 구매 전환 중시 - 젊은 층에게 어필할 브랜드 이미지 쇄신 필요 - 즉각적인 매출 성과 압박 존재
차별화 제안: - SNS 광고 + 라이브커머스 연계 전략 제시 - 30대 타겟 맞춤형 콘텐츠 기획 - 초기 2개월 "퀵윈 캠페인"으로 빠른 성과 창출 - 구매 데이터 기반 리타겟팅 자동화 시스템 구축
결과: 경쟁 5개사 중 선정, 계약 체결
핵심은 RFP에 없는 '라이브커머스'를 제안한 것입니다.
클라이언트 배경 분석을 통해 잠재적 요구사항을 발굴한 결과입니다.
A: 전체 제안 준비 시간의 20~30%를 요구사항 분석에 할애하세요.
예를 들어 2주 준비 기간이라면 3~4일은 분석에 집중하는 것이 적절합니다.
초반에 방향을 잘못 잡으면 나중에 전체를 다시 작성해야 하므로, 분석 단계를 절대 서두르지 마세요.
A: 적극적으로 질문하고 리서치하세요.
공식 Q&A 채널을 활용하고, 클라이언트 홈페이지, 뉴스 기사, 업계 리포트 등을 총동원하세요.
그래도 불명확하다면 "합리적인 가정"을 세우고 제안서에 명시하세요.
예: "본 제안서는 타겟 연령층을 25~35세로 가정하여 작성되었습니다."
A: 킥오프 미팅을 열어 분석 결과를 발표하세요.
앞서 소개한 "요구사항 매트릭스"를 화면에 띄우고 한 줄씩 설명합니다.
이후 공유 문서(구글 독스, 노션 등)에 정리하여 언제든 참고할 수 있게 하세요.
모든 팀원이 같은 이해도를 가져야 일관된 제안서가 나옵니다.
A: 맥락을 읽는 연습이 필요합니다.
또한 클라이언트 산업의 최근 이슈를 파악하면 숨은 니즈가 보입니다.
A: 차별화는 3단계 잠재적 요구사항에서 나옵니다.
대부분 에이전시는 명시적 요구사항만 다룹니다.
여러분은 한 단계 더 나아가 "클라이언트가 미처 생각하지 못한 솔루션"을 제안하세요.
예: 단순 광고 집행 요청에 "자동화된 성과 대시보드 + AI 기반 예산 최적화"를 추가 제안
제안요청서. 클라이언트가 프로젝트 수행을 원하는 업체들에게 제안서 제출을 요청하는 공식 문서입니다.
프로젝트 배경, 목표, 요구사항, 예산, 일정, 평가 기준 등이 포함됩니다.
핵심성과지표. 프로젝트의 성공 여부를 측정하는 구체적인 수치입니다.
예: "월 웹사이트 방문자 10만명", "전환율 3% 달성" 등.
RFP 문서에 직접 적혀 있는, 명확하게 표현된 요구사항입니다.
"SNS 광고 집행", "월 1회 리포트 제출" 같은 구체적 내용이 해당됩니다.
RFP에 직접 쓰여 있지 않지만, 문맥이나 배경을 통해 추론할 수 있는 요구사항입니다.
클라이언트의 과거 경험, 산업 상황, 조직 문화 등에서 도출됩니다.
클라이언트 스스로도 명확히 인식하지 못한, 숨겨진 필요입니다.
전문가의 시각으로 발굴하여 제안하면 큰 차별화 포인트가 됩니다.
요구사항의 우선순위를 정하는 방법론입니다.
Must(필수), Should(중요), Could(선택), Won't(제외)의 네 가지로 분류합니다.
단기간에 가시적 성과를 내는 전략입니다.
장기 프로젝트 초반에 작은 성공을 만들어 클라이언트 신뢰를 확보하는 데 유용합니다.
한번 웹사이트를 방문했거나 광고를 본 사용자에게 다시 광고를 노출하는 기법입니다.
전환율을 높이는 데 효과적인 디지털 마케팅 전략입니다.
지금까지 RFP 요구사항 분석의 5단계 실전 가이드를 살펴봤습니다.
핵심을 다시 정리하면:
좋은 제안서는 클라이언트가 "이 회사는 우리를 정말 이해하고 있구나"라고 느끼게 만듭니다.
그 출발점이 바로 정확한 요구사항 분석입니다.
표면적인 문구만 보지 말고, 글자 사이에 숨은 진짜 니즈를 읽어내세요.
클라이언트도 미처 생각하지 못한 솔루션을 제안할 수 있다면, 여러분의 제안서는 이미 경쟁에서 앞서 있습니다.
에이달(ADALL)은 10년 이상의 디지털 마케팅 경험을 바탕으로 수많은 RFP 프로젝트를 성공적으로 수행해 왔습니다.
단순히 제안서를 작성하는 것을 넘어, 클라이언트의 진짜 고민을 이해하고 해결하는 파트너가 되고자 합니다.
현재 RFP 대응을 준비 중이신가요?
에이달의 전문가가 무료로 요구사항 분석과 제안 방향을 컨설팅해 드립니다.
부담 없이 문의주세요. 여러분의 제안서가 선택받는 제안서가 되도록 에이달이 함께하겠습니다.
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