많은 에이전시가 RFP(제안요청서)를 받은 후에야 제안서 작성에 몰두합니다. 하지만 진짜 승부는 RFP가 발행되기 전에 이미 결정됩니다. 클라이언트와의 사전 커뮤니케이션은 단순한 인사치레가 아니라, 프로젝트의 숨은 맥락을 파악하고 신뢰를 쌓는 전략적 과정입니다. 이 글에서는 RFP 발행 전후로 클라이언트와 효과적으로 소통하여 수주 가능성을 극대화하는 실전 전략을 단계별로 소개합니다.
RFP 사전 커뮤니케이션은 공식 제안요청서가 발행되기 전, 또는 발행 직후 제안서 제출 전까지 클라이언트와 나누는 모든 대화와 정보 교환을 의미합니다.
제안서는 결국 클라이언트의 문제를 해결하는 솔루션입니다. 하지만 RFP 문서만으로는 클라이언트의 진짜 고민, 조직 내 정치적 상황, 예산의 유연성, 의사결정권자의 우선순위를 완벽히 파악하기 어렵습니다.
사전 커뮤니케이션을 통해 이런 맥락(context)을 이해하면, 경쟁사와 차별화된 맞춤형 제안이 가능해집니다.
핵심 포인트: RFP는 시험 문제가 아니라 대화의 시작점입니다. 사전 소통으로 '출제 의도'를 파악하세요.
클라이언트는 신뢰할 수 있는 파트너를 찾습니다. 첫 대화에서 전문성과 진정성을 보여주면, 제안서 평가 시 긍정적 편향이 생깁니다.
실전 팁: 첫 미팅에서 바로 영업하지 마세요. 클라이언트의 비즈니스 모델과 시장 상황을 이해하려는 자세를 보이세요.
RFP 문서에는 명시되지 않은 암묵적 요구사항이 많습니다. 예를 들어, "디지털 마케팅 캠페인"이라는 표현 뒤에는 "내부 팀의 역량 부족", "이전 대행사와의 불만", "CEO의 특정 선호도" 같은 배경이 숨어 있을 수 있습니다.
질문 예시: "이번 프로젝트를 추진하게 된 가장 큰 계기가 무엇인가요?" "이전에 시도했던 방법 중 아쉬웠던 점이 있다면 무엇인가요?"
제안서 초안 아이디어를 사전에 가볍게 공유하고 반응을 살펴보세요. 이를 통해 잘못된 방향으로 시간을 낭비하는 것을 막을 수 있습니다.
예시: "고객님 상황이라면 A 접근법과 B 접근법을 고려 중인데, 어떤 방향이 더 관심 가시나요?"
목표: RFP가 나오기도 전에 클라이언트와 접점을 만들어둡니다.
실행 방법:
실제 사례: 한 에이전시는 특정 산업 리포트를 무료로 제공하며 잠재 고객과 관계를 맺었고, 6개월 후 해당 기업이 RFP를 발행했을 때 자연스럽게 참여 제안을 받았습니다.
RFP를 받은 즉시(24~48시간 내) 연락하세요. 빠른 대응은 적극성과 관심을 보여줍니다.
연락 방법:
좋은 질문 예시:
가능하면 대면 또는 화상 미팅을 요청하세요. 30분~1시간 정도면 충분합니다.
미팅 구조:
피해야 할 실수: 미팅을 영업 프레젠테이션으로 만들지 마세요. 정보 수집이 목적입니다.
제안서 작성 중간에 핵심 아이디어를 간략히 공유하고 피드백을 받으세요.
공유 방법:
장점: 잘못된 방향으로 가고 있다면 조기에 수정 가능하고, 클라이언트는 "우리 의견을 존중하는 파트너"로 인식합니다.
제안서 제출이 끝이 아닙니다. 제출 후 2~3일 내에 확인 연락을 하세요.
연락 예시:
A: 공공기관이나 대기업 RFP에서 종종 볼 수 있는 조항입니다. 이 경우 공식 질의응답 채널을 최대한 활용하세요. 서면 질의를 통해 핵심 정보를 얻을 수 있습니다. 또한 RFP 발행 전 단계에서의 관계 구축이 더욱 중요해집니다.
A: 억지로 미팅을 요청하지 마세요. 대신 "10분만 전화 통화 가능할까요?" 또는 "이메일로 몇 가지만 여쭤봐도 될까요?"처럼 부담을 낮추세요. 짧은 접촉이라도 없는 것보다 낫습니다.
A: 핵심 아이디어의 방향성은 공유하되, 구체적인 실행 디테일은 제안서에 남겨두세요. "이런 접근법을 고려 중입니다"는 OK, "정확히 이렇게 하겠습니다"는 너무 많이 공개하는 것입니다.
A: 의사결정권자(decision maker)를 파악하는 것이 최우선입니다. 하지만 실무 담당자도 중요합니다. 그들의 의견이 상부에 전달되기 때문이죠. 가능하면 다층적 관계를 구축하세요.
A: 차별화는 진정성과 일관성에서 나옵니다. 단순히 정보를 얻으려는 태도가 아니라, 클라이언트의 비즈니스 성공을 진심으로 고민하는 파트너십 마인드를 보여주세요. 또한 업계 인사이트나 트렌드 정보를 먼저 제공하며 가치를 입증하세요.
제안요청서. 클라이언트가 프로젝트 요구사항을 정리해 여러 업체에 제안을 요청하는 공식 문서입니다.
프로젝트에 영향을 주거나 받는 모든 사람. 의사결정권자, 실무 담당자, 최종 사용자 등을 포함합니다.
클라이언트가 현재 겪고 있는 구체적인 문제나 불편함. 이를 정확히 파악해야 효과적인 솔루션 제안이 가능합니다.
RFP가 공식 발행되기 전 단계. 이 시기에 클라이언트와 관계를 맺으면 유리합니다.
최종적으로 업체 선정을 결정하는 사람. 보통 임원급이지만, 조직마다 다를 수 있습니다.
제안서 작성 전 클라이언트의 니즈와 상황을 파악하기 위한 정보 수집 미팅입니다.
초기 접촉 후 관계를 유지하고 발전시키기 위한 모든 커뮤니케이션 활동입니다.
RFP보다 앞선 단계로, 프로젝트 계획 수립을 위해 시장 정보를 수집하는 문서입니다.
에이달은 지난 10년간 수백 건의 RFP에 대응하면서 한 가지 확실한 사실을 깨달았습니다.
"제안서는 문서가 아니라 관계의 결과물이다."
우리는 단순히 RFP 문서를 받아 제안서를 작성하는 것이 아니라, 클라이언트의 진짜 비즈니스 파트너가 되고자 합니다.
그래서 프로젝트 시작 전부터 클라이언트와 깊이 있는 대화를 나누고, 그들의 산업과 시장을 연구합니다.
결과적으로:
경쟁이 치열한 RFP 시장에서 제안서 품질만으로는 부족합니다. 클라이언트와의 사전 커뮤니케이션을 통해 신뢰를 쌓고, 맥락을 이해하고, 방향성을 검증하는 과정이 수주 성공률을 극적으로 높입니다.
RFP 대응이 막막하거나, 사전 커뮤니케이션 전략이 필요하신가요?
에이달은 체계적인 RFP 대응 프로세스와 클라이언트 관계 구축 노하우로 여러분의 수주 성공을 돕겠습니다.
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