RFP 제안서 작성은 혼자서는 절대 완성할 수 없는 팀 프로젝트입니다. 마케터, 디자이너, 전략가, 개발자가 유기적으로 협업해야 비로소 완성도 높은 제안서가 탄생하죠. 하지만 현실은 어떤가요? 마감 직전 밤샘 작업, 버전 관리 혼선, 중복 작업으로 인한 시간 낭비가 반복됩니다. 오늘은 10년간 수백 건의 RFP를 진행하며 터득한 제안서 팀워크 시스템을 공개합니다. 역할 분담부터 커뮤니케이션 도구, 품질 관리 체크포인트까지 실전에서 바로 적용 가능한 협업 프로세스를 단계별로 안내해드리겠습니다.
RFP 제안서는 단순한 문서가 아닙니다. 전략적 사고, 창의적 디자인, 기술적 실현 가능성, 설득력 있는 글쓰기가 모두 조화를 이뤄야 합니다.
한 사람이 모든 영역을 완벽하게 소화하기는 불가능하죠. 그래서 팀워크가 필수입니다.
실패 사례: A 에이전시는 PM 혼자 제안서를 작성했습니다. 전략은 탄탄했지만 디자인이 조잡해 1차 심사에서 탈락했죠. 반면 B 에이전시는 전략가-디자이너-카피라이터가 긴밀히 협업해 같은 클라이언트 RFP에서 최종 선정됐습니다.
RFP 공고부터 제출까지 평균 2~3주밖에 주어지지 않습니다. 혼자서 모든 걸 하려면 밤샘 작업이 불가피하죠.
하지만 효율적인 팀워크 시스템이 갖춰지면 작업 속도가 2배 이상 빨라집니다. 동시다발적으로 진행되는 병렬 작업 덕분입니다.
RFP 팀워크란 제안서 작성 과정에서 각 구성원이 명확한 역할을 가지고, 효율적인 커뮤니케이션 도구를 활용하며, 일정과 품질을 함께 관리하는 협업 시스템을 말합니다.
쉽게 말해 '누가 언제 무엇을 어떻게 할지' 명확히 정하고 실행하는 것이죠.
1. 명확한 역할 분담 각자의 전문성을 최대한 발휘할 수 있도록 역할을 나눕니다. 전략가는 컨셉 설계, 디자이너는 시각화, 카피라이터는 스토리텔링에 집중하는 식이죠.
2. 실시간 커뮤니케이션 슬랙, 노션, 구글 독스 같은 협업 도구로 진행 상황을 공유하고 즉각 피드백합니다. 이메일처럼 느린 소통 방식은 피하세요.
3. 체계적인 프로세스 관리 마일스톤을 설정하고, 중간 점검 회의를 통해 방향성을 확인합니다. 마감 직전 급하게 수정하는 일을 방지하죠.
RFP 공고가 나오면 24시간 내에 킥오프 미팅을 소집하세요.
킥오프 미팅 체크리스트:
팁: 회의록을 노션이나 구글 독스에 실시간으로 작성하세요. 나중에 "그때 이렇게 말했잖아" 같은 논쟁을 방지할 수 있습니다.
전형적인 RFP 팀 구성:
각 역할마다 단일 책임자(Single Point of Contact)를 지정하세요. "우리 둘 다 하면 되지"라는 애매한 분담은 결국 아무도 안 하게 됩니다.
추천 협업 도구 조합:
Notion 또는 Asana: 전체 프로젝트 대시보드
Google Drive 또는 Dropbox: 파일 공유 및 버전 관리
Slack 또는 Teams: 실시간 커뮤니케이션
주의: 도구가 너무 많으면 오히려 혼란스럽습니다. 팀 규모에 맞게 2~3가지만 선택하세요.
전형적인 3주 RFP 일정 예시:
각 마일스톤마다 30분 내외의 짧은 점검 회의를 진행하세요. 방향성이 틀어졌는지, 추가 리소스가 필요한지 확인합니다.
제안서는 여러 번의 수정을 거쳐 완성됩니다. 하지만 피드백 과정에서 감정이 상하거나 방향성이 흐려지기 쉽죠.
효과적인 피드백 원칙:
피드백은 서면으로 기록하세요. 구두로만 하면 나중에 "그런 얘기 없었는데?" 같은 혼선이 생깁니다.
제출 48시간 전, 팀 전체가 모여 최종 검수를 진행하세요.
최종 체크리스트:
실수 방지 팁: 제출 직전에는 새로운 수정을 하지 마세요. 급하게 고치다가 오히려 실수가 생길 수 있습니다.
1주차: 리서치 및 컨셉 개발
2주차: 제안서 초안 작성
3주차: 완성 및 제출
이 에이전시는 3개 경쟁사 중 최종 선정됐습니다. 심사위원 피드백에서 "전략과 디자인의 일관성", "완성도 높은 실행 계획"이 특히 높은 평가를 받았죠.
A. PM이 중재자 역할을 맡아야 합니다. 두 의견을 모두 듣고, RFP 요구사항과 클라이언트 니즈에 더 부합하는 쪽을 선택하세요. 감정이 아니라 근거로 결정하는 게 핵심입니다. 필요하면 간단한 A/B 테스트 (사내 직원 대상 설문)를 진행해도 좋습니다.
A. 2~3명의 소규모 팀이라면 역할을 겹치되 책임 영역은 명확히 하세요. 예를 들어 PM이 전략도 겸하고, 디자이너가 간단한 카피도 쓸 수 있습니다. 다만 "이 섹션은 네가 최종 책임"이라고 명시해 혼선을 방지하세요.
A. 프로젝트 시작 전 30분 튜토리얼 시간을 가지세요. 노션이나 슬랙 같은 도구는 기본 기능만 익혀도 충분합니다. 복잡한 기능은 나중에 천천히 배워도 됩니다. 중요한 건 "모두가 같은 도구를 쓴다"는 점입니다.
A. 우선 실현 가능성을 팀과 논의하세요. 24시간 내 반영 가능한지, 품질 저하 위험은 없는지 판단합니다. 불가능하다면 PM이 클라이언트에게 정중히 설명하고, 대안(제출 후 보완 자료 제공)을 제시하세요.
A. 오히려 원격 근무에서 협업 도구가 더 빛을 발합니다. 화상 회의(줌, 구글 미트)로 킥오프와 중간 점검을 하고, 나머지는 비동기 협업(각자 시간에 작업 후 공유)으로 진행하세요. 다만 하루 1번은 짧은 체크인 미팅(15분)을 권장합니다.
킥오프 미팅
프로젝트 시작 시점에 진행하는 첫 회의. 목표, 역할, 일정을 함께 정렬하는 자리입니다.
마일스톤
프로젝트 진행 과정에서 중요한 체크포인트. 예) 초안 완성, 디자인 적용, 최종 제출.
PM (프로젝트 매니저)
프로젝트 전체를 총괄하며 일정, 품질, 커뮤니케이션을 관리하는 책임자.
피드백 루프
작업 → 검토 → 수정 → 재검토의 반복 사이클. 품질을 높이는 핵심 프로세스입니다.
버전 관리
문서나 디자인 파일의 수정 이력을 체계적으로 관리하는 것. v1, v2, v3 형식으로 파일명을 붙입니다.
비동기 협업
실시간으로 함께 작업하지 않고, 각자 편한 시간에 작업 후 결과를 공유하는 방식.
체크리스트
놓치기 쉬운 항목들을 리스트로 만들어 하나씩 확인하는 품질 관리 도구.
단일 책임자 (Single Point of Contact)
특정 업무나 섹션에 대해 최종 책임을 지는 한 명의 담당자. 책임 소재를 명확히 합니다.
저희 에이달(ADALL)은 10년간 수백 건의 RFP 프로젝트를 수행하며 독자적인 협업 프로세스를 구축했습니다.
1. 전담 PM 시스템 모든 RFP 프로젝트에 경험 많은 PM이 배정돼 일정과 품질을 책임집니다.
2. 48시간 내 킥오프 보장 RFP 공고 후 48시간 내에 팀 구성과 킥오프 미팅을 완료합니다.
3. 실시간 진행 상황 공유 클라이언트께서도 프로젝트 대시보드(노션)에 접근해 진행 상황을 확인하실 수 있습니다.
4. 내부 품질 검수 2단계 제출 전 팀 내부 검수와 외부 전문가 검수를 모두 거쳐 완성도를 높입니다.
RFP 제안서 작성은 마라톤이 아니라 릴레이입니다. 혼자 끝까지 달리는 게 아니라, 각자의 구간을 최선을 다해 달리고 다음 주자에게 바통을 넘기는 거죠.
오늘 소개한 팀워크 시스템을 적용하면:
다음 RFP 프로젝트부터 오늘 배운 6단계 프로세스를 적용해보세요. 킥오프 미팅 → 역할 분담 → 협업 도구 세팅 → 마일스톤 설정 → 피드백 루프 → 최종 검수. 이 순서만 지켜도 성공 확률이 크게 높아집니다.
혼자 또는 소규모 팀으로 RFP 대응이 어렵다면, 경험 많은 에이전시의 도움을 받는 것도 현명한 선택입니다.
에이달은 체계적인 팀워크 시스템과 10년 노하우로 여러분의 RFP 성공을 지원합니다.
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📞 전화: 02-2664-8631 📧 이메일: master@adall.co.kr 🏢 주소: 서울특별시 강서구 방화대로31길 2, 5~6층
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