아무리 훌륭한 제안서를 작성해도, 최종 프레젠테이션에서 설득력을 발휘하지 못하면 수주 확률은 급격히 떨어집니다. 실제로 많은 RFP 프로젝트에서 제안서 평가와 발표 평가의 비중이 6:4 또는 5:5로 나뉘는 경우가 많습니다. 이 글에서는 RFP 제안 발표를 성공적으로 준비하고 실행하는 구체적인 방법을 단계별로 안내합니다. 초보자도 쉽게 따라 할 수 있도록 실전 팁과 체크리스트를 함께 제공합니다.
제안 발표는 제출한 제안서를 바탕으로 클라이언트 또는 심사위원 앞에서 직접 프로젝트 계획을 설명하고 질의응답하는 과정입니다.
단순히 제안서 내용을 읽는 것이 아니라, 우리 팀의 열정과 전문성을 직접 전달하는 결정적 순간이죠.
핵심 포인트: 제안서는 '무엇을' 할 것인지 보여주지만, 프레젠테이션은 '어떻게, 왜' 우리가 최적의 파트너인지를 증명하는 자리입니다.
많은 에이전시가 제안서 작성에만 집중하고 발표 준비를 소홀히 하다가 아쉬운 결과를 맞이합니다.
특히 디지털 마케팅 프로젝트의 경우, 클라이언트는 실행력과 커뮤니케이션 능력을 매우 중요하게 평가합니다.
문서로는 전달하기 어려운 팀의 열정, 프로젝트에 대한 이해도, 실행 의지를 직접 보여줄 수 있습니다.
제안서를 읽으며 생긴 질문이나 우려사항을 즉시 해결할 수 있는 기회입니다.
같은 내용이라도 어떻게 전달하느냐에 따라 설득력이 크게 달라집니다.
실제로 에이달에서 진행한 프로젝트 중 제안서 점수가 2위였지만, 발표에서 역전해 수주에 성공한 사례가 여러 번 있었습니다.
발표 준비의 첫 단계는 발표 환경을 정확히 이해하는 것입니다.
체크해야 할 항목:
실전 팁: RFP 공고문에 명시되지 않은 사항은 담당자에게 사전 문의하세요. 발표 조건을 정확히 아는 것만으로도 준비의 질이 달라집니다.
제안서를 그대로 PPT로 옮기는 것은 최악의 실수입니다.
효과적인 발표 자료 구성 원칙:
① 핵심만 압축하기
② 시각적 요소 강화
③ 스토리텔링 구조
④ 발표 슬라이드 적정 분량
발표자 선정 기준:
주의사항: 너무 많은 인원이 발표하면 산만해집니다. 2~3명이 적정하며, 각자의 전문성이 명확히 드러나도록 역할을 나누세요.
리허설 체크리스트:
최소 3회 이상 리허설을 진행하고, 가능하면 동료들 앞에서 예행연습을 해보세요.
RFP 발표에서 질의응답은 당락을 결정하는 핵심 순간입니다.
자주 나오는 질문 유형:
① 예산 관련
② 실행 가능성
③ 팀 역량
④ 차별화 요소
효과적인 답변 전략:
출발 전:
도착 후:
발표 중:
문제점: 심사위원은 이미 제안서를 읽었습니다. 똑같은 내용을 반복하면 지루해집니다.
해결책: 제안서의 핵심만 요약하고, 구두로만 전달할 수 있는 추가 인사이트나 사례를 더하세요.
문제점: 시간을 지키지 못하면 전문성이 떨어져 보입니다.
해결책: 리허설에서 정확한 시간을 측정하고, 발표 중 타이머를 보이는 곳에 두세요. 만약 시간이 부족하면 미리 준비한 "생략 가능한 슬라이드"를 건너뛰세요.
문제점: "그건 제안서에 써있는데요"라는 식의 답변은 부정적 인상을 줍니다.
해결책: 모든 질문을 우리의 강점을 부각시킬 기회로 활용하세요. "좋은 질문입니다. 그 부분은 이렇게 보완하겠습니다"처럼 긍정적으로 답변하세요.
문제점: 파일이 안 열리거나, 화면이 안 나오면 당황하게 됩니다.
해결책: 발표 자료를 최소 3곳(노트북, USB, 클라우드)에 백업하고, PDF 버전도 준비하세요.
코로나 이후 비대면 RFP 발표가 크게 증가했습니다.
온라인 발표 성공 전략:
① 기술 환경 완벽 준비
② 화면 구성 최적화
③ 소통 강화
④ 비상 계획
발표가 끝났다고 끝이 아닙니다.
발표 직후 해야 할 일:
에이달의 팁: 발표 당일 저녁이나 다음 날 오전에 간단한 감사 메일을 보내면, 클라이언트에게 좋은 인상을 남길 수 있습니다.
A: 제안서의 핵심 내용(20~30%)만 선택해서 시각화하고, 나머지는 구두 설명으로 보완하세요. 발표 자료는 "요약본"이 아니라 "하이라이트"여야 합니다.
A: 완벽한 리허설이 최고의 긴장 완화제입니다. 또한 발표 시작 전 심호흡을 3번 하고, 물 한 모금 마시는 것도 도움이 됩니다. 첫 1분만 넘기면 긴장이 많이 풀립니다.
A: 사소한 실수는 무시하고 계속 진행하세요. 큰 실수(잘못된 정보 전달 등)는 즉시 인정하고 정정하는 것이 오히려 신뢰를 줍니다. "죄송합니다. 정확한 수치는 ○○입니다"처럼 솔직하게 말하세요.
A: 첫 번째 발표는 기준이 되지만 기억에 남기 어렵고, 마지막은 기억에 남지만 심사위원이 피곤할 수 있습니다. 어떤 순서든 첫 3분 안에 강렬한 인상을 남기는 것이 중요합니다. 순서보다는 내용과 전달력이 핵심입니다.
A: 미리 준비한 자주 묻는 질문 1~2개를 스스로 제기하고 답변하세요. "혹시 ○○ 부분이 궁금하실 것 같은데, 이 부분은 이렇게 진행할 계획입니다"처럼 선제적으로 설명하면 전문성을 보여줄 수 있습니다.
RFP (Request for Proposal): 제안요청서. 클라이언트가 프로젝트 요구사항을 정리해 여러 업체에 제안을 요청하는 문서입니다.
프레젠테이션 (Presentation): 제안서 내용을 바탕으로 심사위원 앞에서 직접 설명하고 질의응답하는 과정입니다.
질의응답 (Q&A): 발표 후 심사위원이 궁금한 점을 질문하고, 발표자가 답변하는 시간입니다. Questions and Answers의 약자입니다.
리허설 (Rehearsal): 실제 발표 전에 연습하는 과정. 발표 시간, 흐름, 역할 분담 등을 점검합니다.
스토리텔링 (Storytelling): 정보를 단순 나열이 아닌 이야기 형식으로 전달해 감정적 연결과 이해를 높이는 기법입니다.
아이컨택 (Eye Contact): 발표 중 청중과 눈을 마주치는 것. 신뢰와 진정성을 전달하는 중요한 비언어적 소통 방법입니다.
인포그래픽 (Infographic): 복잡한 정보나 데이터를 시각적으로 표현해 쉽게 이해할 수 있도록 만든 그래픽입니다.
ROI (Return on Investment): 투자 대비 수익률. 마케팅 예산 대비 얼마나 효과를 낼 수 있는지를 나타내는 지표입니다.
RFP 제안 발표는 우리 팀의 전문성과 열정을 직접 보여줄 수 있는 유일한 기회입니다.
아무리 좋은 제안서를 작성해도, 발표에서 설득하지 못하면 수주는 어렵습니다.
핵심 요점 정리:
에이달은 수많은 RFP 프로젝트를 수주하며 쌓은 제안 발표 노하우를 보유하고 있습니다.
체계적인 발표 준비 프로세스와 경험 많은 발표자들이 귀사의 RFP 성공률을 높여드립니다.
지금 바로 연락주시면, 귀사의 다음 RFP 발표를 성공으로 이끌어드리겠습니다.
준비된 발표로 경쟁사를 압도하고, 원하는 프로젝트를 수주하시길 바랍니다!
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