RFP 예산 산정은 제안서의 승패를 가르는 핵심 요소입니다. 너무 높으면 탈락하고, 너무 낮으면 수익이 없거나 품질을 지킬 수 없죠. 이 글에서는 원가 기반 산정법, 가치 기반 가격 책정, 경쟁사 분석을 통해 최적의 견적을 도출하는 실전 전략을 단계별로 안내합니다. 초보자도 바로 적용할 수 있는 견적서 템플릿과 체크리스트를 제공하며, 실제 사례를 통해 예산 협상 노하우까지 공유합니다.
제안서를 아무리 잘 써도 예산이 맞지 않으면 탈락합니다.
클라이언트는 항상 "합리적인 가격에 최고의 품질"을 원합니다. 하지만 대행사 입장에서는 수익성을 보장하면서도 경쟁력 있는 가격을 제시해야 하죠.
예산 산정은 단순한 숫자 계산이 아닙니다. 클라이언트의 기대, 프로젝트 가치, 시장 경쟁 상황을 종합적으로 고려한 전략적 의사결정입니다.
많은 대행사가 이 단계에서 실수합니다. 막연히 "인건비 × 기간"만 계산하거나, 경쟁사보다 무조건 낮게 책정하다가 적자 프로젝트를 떠안게 되죠.
ADALL에서는 10년간 수백 건의 RFP를 진행하며 검증된 예산 산정 프레임워크를 개발했습니다. 이제 그 노하우를 공유합니다.
원가 기반 산정법은 프로젝트 수행에 필요한 실제 비용을 계산한 후, 적정 이윤을 더하는 방식입니다.
계산 공식:
총 견적 = (인건비 + 운영비 + 외주비 + 도구/라이선스 비용) × (1 + 이윤율)장점: 투명하고 논리적이며, 손실 위험이 적습니다. 단점: 클라이언트가 느끼는 가치를 반영하지 못할 수 있습니다.
예시:
가치 기반 가격 책정은 클라이언트가 프로젝트를 통해 얻을 비즈니스 가치에 초점을 맞춥니다.
예를 들어, 마케팅 캠페인으로 매출 10억원 증가가 예상된다면, 그 가치의 5~10%를 견적으로 책정할 수 있습니다.
장점: 높은 수익성, 클라이언트의 ROI 관점과 일치 단점: 가치 측정이 어렵고, 설득 논리가 필요
적용 사례:
시장 내 경쟁사의 견적 수준을 파악하여 가격을 책정하는 방식입니다.
클라이언트가 복수의 대행사에 RFP를 보냈다면, 경쟁사 견적 범위를 예측하고 차별화 포인트를 강조하며 가격을 설정해야 합니다.
전략:
RFP를 받으면 가장 먼저 해야 할 일은 요구사항을 완벽히 이해하는 것입니다.
체크 포인트:
Tip: RFP에 "예산 3,000만원 이내"라고 명시되어 있다면, 그 범위 내에서 최대 가치를 제공하는 구성으로 접근하세요.
WBS(Work Breakdown Structure)는 프로젝트를 작은 작업 단위로 쪼개는 것입니다.
예시 - 브랜드 캠페인 프로젝트:
각 단계별로 필요한 인력, 시간, 자원을 구체적으로 리스트업하세요.
이제 각 작업에 필요한 비용을 계산합니다.
인건비 계산:
인건비 = (월 급여 ÷ 160시간) × 투입 시간예시:
기타 비용:
원가만으로는 부족합니다. 클라이언트가 얻을 추가 가치를 견적에 반영하세요.
가치 요소 예시:
이러한 요소는 원가에는 반영되지 않지만 클라이언트에게 큰 가치를 제공합니다.
가능하다면 경쟁사의 견적 수준을 파악하세요.
정보 수집 방법:
단일 견적보다 3단계 옵션을 제공하는 것이 효과적입니다.
예시:
이렇게 하면 클라이언트는 선택의 여지를 느끼고, 중간 옵션을 선택할 가능성이 높아집니다.
클라이언트가 "예산이 부족하다"고 할 경우를 대비하세요.
협상 전략:
다음은 바로 사용할 수 있는 견적서 템플릿 구조입니다.
1. 프로젝트 개요
2. 작업 범위 (Scope of Work)
3. 투입 인력 및 역할
4. 비용 명세
| 항목 | 단가 | 수량/시간 | 금액 |
|---|---|---|---|
| 인건비 |
| 40,000,000원 | | 광고 집행비 |
|
| 20,000,000원 | | 외주 제작비 |
|
| 5,000,000원 | | 도구/라이선스 |
|
| 2,000,000원 | | 운영비 |
|
5. 지급 조건
6. 특이사항 및 전제조건
경쟁에서 이기기 위해 비현실적으로 낮은 가격을 제시하면, 결국 품질 저하나 팀의 번아웃으로 이어집니다.
해결책: 최소 수익률 기준을 정하고, 그 이하로는 절대 내려가지 마세요.
프로젝트는 항상 예상치 못한 변수가 발생합니다. 최소 10~15%의 예비비를 포함하세요.
"이것도 해주세요, 저것도 해주세요"라는 요청에 무한정 응하면 수익성이 사라집니다.
해결책: 계약서에 명확한 범위를 정의하고, 추가 작업은 별도 견적을 받으세요.
"7,000만원입니다"라고만 하면 클라이언트는 비싸다고 느낍니다.
해결책: 각 비용 항목이 어떤 가치를 제공하는지 구체적으로 설명하세요.
경쟁사보다 무조건 싸게만 하면 가격 경쟁의 악순환에 빠집니다.
해결책: 차별화된 가치를 제시하고, 그에 합당한 프리미엄을 받으세요.
A: 범위를 조정하세요. "현재 예산으로는 전체 프로젝트의 50%만 진행 가능합니다. 우선순위가 높은 1단계부터 시작하시고, 성과 확인 후 2단계를 진행하시는 건 어떨까요?" 이렇게 제안하면 클라이언트도 현실적인 선택을 할 수 있습니다.
A: 가격 경쟁력이 중요하지만, 최저가 전략은 위험합니다. 대신 "가격 대비 가치"를 강조하세요. 같은 예산으로 더 많은 서비스를 제공하거나, 성과 보장 조건을 추가하는 등 차별화하세요.
A: 무조건적인 할인보다는 첫 프로젝트 성공 후 장기 계약 시 할인을 제안하는 것이 좋습니다. 예: "3개월 프로젝트 성공 후 연간 계약 시 15% 할인"
A: 업계 표준은 광고비의 10~20%를 대행 수수료로 책정합니다. 단, 광고비가 매우 큰 경우(월 1억원 이상)에는 비율을 낮추되 절대 금액은 충분히 확보하세요.
A: 가급적 총액 방식을 권장합니다. 시간당 단가를 공개하면 클라이언트가 "왜 이렇게 오래 걸리나요?"라며 시간 단축을 요구할 수 있습니다. 대신 "프로젝트 완료 기준"으로 견적을 제시하세요.
WBS (Work Breakdown Structure) 프로젝트를 관리 가능한 작은 작업 단위로 세분화한 구조. 예산 산정의 기초가 됩니다.
원가 (Cost) 프로젝트 수행에 실제로 들어가는 비용. 인건비, 외주비, 운영비 등을 모두 포함합니다.
이윤율 (Profit Margin) 총 매출에서 원가를 제외한 순이익의 비율. 일반적으로 15~30%를 목표로 합니다.
Scope Creep 프로젝트 진행 중 초기 합의된 범위를 넘어서는 추가 작업 요청이 계속 발생하는 현상.
ROI (Return on Investment) 투자 대비 수익률. 클라이언트가 프로젝트 비용 대비 얻는 비즈니스 가치를 측정하는 지표.
VAT (부가가치세) 한국에서는 10%의 부가세가 붙습니다. 견적서에 VAT 별도/포함 여부를 명확히 표시하세요.
Deliverable 프로젝트의 각 단계에서 클라이언트에게 제공하는 산출물. 예: 전략 보고서, 디자인 시안, 최종 캠페인 결과 보고서.
벤치마킹 (Benchmarking) 경쟁사나 업계 표준과 비교하여 자사의 위치를 파악하고 개선점을 찾는 과정.
RFP 예산 산정은 단순한 계산이 아니라 전략적 사고가 필요한 영역입니다.
핵심 요점 정리:
예산 산정을 잘하는 대행사는 수주율도 높고, 프로젝트 수익성도 보장합니다. 반대로 예산 산정에 실패하면 저가 수주로 팀이 지치거나, 고가 견적으로 계속 탈락하게 됩니다.
ADALL은 10년간 축적된 예산 산정 노하우로 클라이언트와 대행사 모두 만족하는 윈윈 견적을 제시합니다.
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