RFP가 공고되기 전 클라이언트와의 사전 커뮤니케이션은 제안 성공률을 2배 이상 높입니다. 단순한 영업이 아닌 문제 해결 파트너로 포지셔닝하는 것이 핵심입니다. 질문의 질, 경청의 깊이, 전문성 입증, 관계 구축 타이밍이 당락을 결정합니다. 이 글에서는 10년간 100건 이상의 RFP를 수주한 실무 노하우를 단계별로 공유합니다.
RFP 문서가 나온 후에야 움직이는 에이전시는 이미 늦었습니다.
실제로 RFP 당선 업체의 70% 이상이 공고 전부터 클라이언트와 접점을 만들어왔습니다.
사전 커뮤니케이션은 단순히 '먼저 연락하기'가 아닙니다. 클라이언트의 진짜 고민을 이해하고, 신뢰를 쌓고, 우리 에이전시가 최적의 파트너임을 자연스럽게 각인시키는 전략적 과정입니다.
1. 정보 우위 확보
2. 신뢰 관계 구축
3. 제안 방향 최적화
사전 커뮤니케이션(Pre-RFP Communication)은 공식 RFP가 발행되기 전 잠재 클라이언트와 관계를 맺고 정보를 교환하는 모든 활동을 의미합니다.
쉽게 말해, 시험 문제가 나오기 전에 출제 범위와 중요 포인트를 미리 파악하는 것과 같습니다.
주의: 공공기관 RFP의 경우 사전 접촉 제한 규정이 있을 수 있으니 반드시 확인하세요.
무작정 연락하기 전, 철저한 사전 조사가 필수입니다.
실전 팁: 클라이언트가 최근 6개월 내 진행한 캠페인을 3개 이상 분석하고, 개선점을 메모하세요.
절대 하지 말아야 할 것: "저희 에이전시 소개 좀 드리고 싶습니다"
효과적인 접근법:
안녕하세요, [담당자명]님.
최근 귀사의 [구체적 캠페인명] 캠페인을 흥미롭게 봤습니다.
특히 [구체적 요소]가 인상적이었는데요.
저희가 유사 업종에서 [구체적 성과]를 달성한 사례가 있어,
혹시 도움이 될 만한 인사이트를 공유드리고 싶습니다.
15분 정도 간단히 통화 가능하실까요?핵심 포인트:
좋은 질문이 좋은 제안을 만듭니다.
첫 미팅에서는 80%는 듣고, 20%만 말하세요.
효과적인 질문 프레임워크:
현재 상황 파악 질문
목표 확인 질문
의사결정 구조 파악 질문
예산 및 타이밍 질문
신뢰는 말이 아닌 행동으로 쌓입니다.
무료로 제공할 수 있는 가치:
주의: 너무 상세한 솔루션을 무료로 제공하면 역효과입니다. '맛보기' 수준이 적절합니다.
한 번 만나고 끝이 아닙니다.
관계 유지 전략:
실전 팁: 캘린더에 리마인더를 설정하고, CRM 툴로 모든 접촉 이력을 기록하세요.
RFP가 나오기 직전, 마지막 점검이 중요합니다.
확인할 사항:
RFP가 공고되면 즉시 연락하세요.
[담당자명]님, RFP 공고 확인했습니다.
그동안 나눴던 이야기들이 문서에 잘 반영된 것 같습니다.
몇 가지 확인하고 싶은 사항이 있는데,
질의응답 전에 짧게 통화 가능하실까요?이 시점의 커뮤니케이션 목적:
A: 공개된 정보를 바탕으로 관계를 구축하는 것은 정당한 영업 활동입니다.
단, 공공기관 RFP의 경우 사전 접촉 금지 규정이 있을 수 있으니 반드시 확인하세요.
민간 기업의 경우 대부분 사전 커뮤니케이션을 긍정적으로 봅니다.
핵심은 투명성과 가치 제공입니다.
A: 거절은 자연스러운 일입니다. 포기하지 마세요.
3번 시도 후에도 거절하면 일단 물러나되, 정기적으로 가치 있는 콘텐츠는 계속 공유하세요.
A: 예산, 일정, 평가 기준 등은 정중하게 물어볼 수 있습니다.
단, 너무 직접적이면 부담을 줄 수 있으니 맥락 속에서 자연스럽게 질문하세요.
좋은 예: "보통 이런 프로젝트의 예산 범위가 어느 정도인지 알면, 더 현실적인 제안을 드릴 수 있을 것 같은데요."
나쁜 예: "예산이 정확히 얼마인가요?"
A: 프로젝트 규모에 따라 다르지만, 일반적으로:
투자 대비 수주 가능성을 계속 평가하며 조정하세요.
A: 차별화 포인트:
결국 진정성과 전문성의 조합이 승부를 결정합니다.
RFP (Request for Proposal) 제안요청서. 클라이언트가 프로젝트 수행을 위해 여러 업체에게 제안서 제출을 요청하는 공식 문서입니다.
Pain Point 고객이나 클라이언트가 겪고 있는 핵심 문제점이나 불편사항. 이를 정확히 파악하는 것이 솔루션 설계의 출발점입니다.
Stakeholder 이해관계자. 프로젝트 의사결정에 영향을 미치거나 영향을 받는 모든 사람. 담당자, 팀장, 임원, 사용자 등을 포함합니다.
CRM (Customer Relationship Management) 고객관계관리 시스템. 고객과의 모든 접촉 이력, 정보, 거래 내역을 체계적으로 관리하는 도구입니다.
터치포인트 (Touchpoint) 고객이나 클라이언트와 접촉하는 모든 순간과 채널. 이메일, 전화, 미팅, SNS 등 모든 접점을 의미합니다.
벤치마크 (Benchmark) 비교 기준. 경쟁사나 우수 사례를 분석하여 자사의 수준을 평가하고 개선점을 찾는 프로세스입니다.
Pre-RFP RFP가 공식 발행되기 전 단계. 이 시기의 전략적 활동이 최종 수주 성공률을 크게 좌우합니다.
Value Proposition 가치 제안. 우리가 클라이언트에게 제공할 수 있는 독특하고 의미 있는 가치를 명확히 정의한 것입니다.
한 글로벌 유통 기업이 디지털 전환 프로젝트 RFP를 준비 중이라는 소식을 들었습니다.
예상 프로젝트 규모는 2억원, 경쟁 에이전시는 10곳 이상이었습니다.
1개월 전: 담당 임원의 LinkedIn 포스팅에서 "디지털 전환의 어려움"에 대한 글을 발견하고, 우리가 작성한 관련 백서를 공유했습니다.
3주 전: 임원이 백서에 관심을 보여 15분 통화를 요청했고, 그들의 핵심 과제 3가지를 파악했습니다.
2주 전: 경쟁사 벤치마크 분석 자료를 무료로 제공하고, 30분 미팅에서 디지털 전환 로드맵 초안을 스케치했습니다.
RFP 발행: 우리가 제안했던 방향이 RFP 요구사항에 70% 이상 반영되었습니다.
최종 제안서는 그들의 언어로, 그들의 우선순위에 맞춰 작성되었고, 기술평가 1위로 프로젝트를 수주했습니다.
평가위원 피드백: "우리 회사를 가장 잘 이해하고 있었다"
10년간 수많은 RFP를 경험하며 깨달은 진리가 있습니다.
완벽한 제안서보다 강력한 것은 신뢰 관계입니다.
사전 커뮤니케이션은 단순한 영업 기법이 아닙니다.
클라이언트의 진짜 문제를 이해하고, 최적의 솔루션을 함께 만들어가는 파트너십의 시작입니다.
ADALL은 10년 이상의 RFP 대응 경험을 바탕으로, 사전 커뮤니케이션부터 제안서 작성, 프레젠테이션까지 전 과정을 지원합니다.
특히 클라이언트 관계 구축 전략과 맞춤형 제안서 설계에 강점을 가지고 있습니다.
연락처
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