RFP 제안서에서 가장 민감하면서도 중요한 부분이 바로 예산 산정입니다. 너무 높으면 탈락하고, 너무 낮으면 수익성이 떨어지거나 품질을 의심받습니다. 이 글에서는 크리에이티브 에이전시 실무자가 적정 견적을 산출하고, 클라이언트를 설득할 수 있는 5단계 전략을 초보자도 바로 실행할 수 있도록 상세히 안내합니다. 예산 산정의 핵심 원칙부터 실전 계산법, 협상 전략까지 모두 담았습니다.
많은 에이전시가 훌륭한 전략과 크리에이티브를 제안하지만, 예산 산정 단계에서 고배를 마십니다.
클라이언트는 제안서를 평가할 때 '이 금액이 합리적인가?', '비용 대비 가치가 명확한가?'를 면밀히 검토합니다.
예산 산정은 단순한 숫자가 아닙니다. 우리의 전문성과 프로젝트 이해도를 보여주는 증거입니다.
특히 2025년에는 경기 불확실성으로 클라이언트들이 예산에 더욱 민감해졌습니다.
그렇다고 무조건 저가 전략을 쓸 수는 없습니다. 적정 가격으로 가치를 입증하는 것이 핵심입니다.
프로젝트 수행에 들어가는 실제 비용을 계산한 뒤, 적정 마진을 더하는 방식입니다.
인건비, 외주비, 라이선스 비용 등 모든 직접 비용을 투명하게 산출합니다.
가장 기본적이면서도 신뢰도 높은 방법으로, 공공기관 RFP에서 자주 요구됩니다.
클라이언트가 얻게 될 비즈니스 가치에 기반해 가격을 책정하는 방식입니다.
예를 들어, 브랜드 리뉴얼로 매출 20% 증가가 예상된다면 그에 상응하는 금액을 제안할 수 있습니다.
민간 기업 RFP에서 효과적이며, 우리의 전문성을 더 높게 평가받을 수 있습니다.
업계 평균 가격과 경쟁사 견적을 참고하는 방식입니다.
시장 조사를 통해 유사 프로젝트의 가격대를 파악하고, 우리의 포지셔닝을 결정합니다.
단, 맹목적으로 따라가기보다는 차별화 포인트를 명확히 해야 합니다.
예산 산정의 시작은 정확한 프로젝트 범위 파악입니다.
RFP 문서를 최소 3번 이상 정독하며 다음을 체크하세요:
실전 팁: 모호한 부분은 사전 질의를 통해 반드시 명확히 하세요. 나중에 추가 작업으로 이어지면 수익성이 크게 떨어집니다.
WBS (Work Breakdown Structure)는 프로젝트를 작은 작업 단위로 나누는 기법입니다.
예를 들어 '브랜드 아이덴티티 개발' 프로젝트라면:
Phase 1: 리서치 및 전략
Phase 2: 크리에이티브 개발
Phase 3: 검토 및 최종화
이렇게 세분화하면 누가, 얼마나 투입되는지 명확해져 정확한 인건비 산출이 가능합니다.
직접비 (Direct Costs)는 프로젝트에 직접 투입되는 비용입니다:
간접비 (Indirect Costs)는 프로젝트 운영에 필요한 고정 비용입니다:
일반적으로 간접비는 직접비의 15~25%를 책정합니다.
적정 마진율은 프로젝트 특성과 시장 상황에 따라 달라집니다:
또한 리스크 버퍼 5~10%를 추가하세요:
계산 예시: - 직접비: 5,000만원 - 간접비 (20%): 1,000만원 - 소계: 6,000만원 - 마진 (20%): 1,200만원 - 리스크 버퍼 (5%): 300만원 - 최종 견적: 7,500만원
단순히 숫자만 나열하면 설득력이 떨어집니다. 가치를 입증하는 견적서 구성이 필요합니다.
효과적인 견적서 구조:
1. 프로젝트 이해 및 목표 재확인
- 클라이언트의 과제와 우리의 해결 방안 요약
2. 제공 서비스 및 산출물 상세
- 각 항목별로 무엇을 제공하는지 구체적으로 기술
- 산출물 샘플이나 레퍼런스 이미지 첨부
3. 투입 인력 및 전문성 소개
- 각 포지션의 경력과 역할 명시
- 유사 프로젝트 경험 강조
4. 단계별 비용 명세
- Phase별로 나눠서 투명하게 공개
- 각 항목의 근거 간략히 설명
5. 총 견적 및 결제 조건
- 부가세 별도 명시
- 선금/중도금/잔금 비율 제안
6. 옵션 항목 (선택 사항)
- 추가 서비스나 업그레이드 옵션 제시
- 클라이언트 선택권 부여로 유연성 확보가치 입증 포인트 추가:
프로젝트 예산을 산정할 때 다음 체크리스트를 활용하세요:
☑️ 프로젝트 범위 정의
☑️ 인력 및 작업 산정
☑️ 비용 계산
☑️ 견적서 작성
☑️ 최종 검토
클라이언트가 "예산이 부족합니다"라고 할 때 대응 방법:
예산을 낮추는 대신 산출물이나 서비스 범위를 조정합니다.
"이해합니다. 예산에 맞춰 Phase 2를 간소화하거나, 옵션 항목을 제외하는 방안을 제안드립니다."
명확한 트레이드오프를 제시하면 클라이언트도 합리적으로 판단할 수 있습니다.
전체 프로젝트를 여러 단계로 나눠 우선순위가 높은 것부터 시작합니다.
"1차로 핵심 브랜딩 작업을 진행하고, 성과를 확인한 뒤 2차 확장을 논의하면 어떨까요?"
클라이언트 입장에서도 리스크가 줄어들고, 우리는 장기 관계를 구축할 수 있습니다.
단순히 가격을 낮추기보다, 우리가 제공하는 가치를 다시 설명합니다.
"이 투자로 향후 3년간 브랜드 자산 가치가 X억원 증가할 것으로 예상됩니다. 장기적 ROI를 고려하면 매우 합리적인 금액입니다."
구체적인 수치와 사례로 뒷받침하면 설득력이 높아집니다.
A. 가격 차이의 이유를 명확히 설명하세요. "우리는 시니어 디자이너 2명이 전담하며, 5년 이상 유사 프로젝트 경험이 있습니다. 또한 런칭 후 3개월 무료 지원을 포함했습니다." 품질과 서비스의 차이를 구체적으로 제시하면 가격 정당성을 인정받을 수 있습니다.
A. 직접 물어보거나, 범위를 기준으로 여러 옵션을 제시하세요. "일반적으로 이런 프로젝트는 5천만원~1억원 사이입니다. 클라이언트님의 예산 범위를 알려주시면 최적의 제안을 드릴 수 있습니다." 또는 기본안/표준안/프리미엄안 3가지를 제시해 선택권을 주는 방법도 효과적입니다.
A. 네, 공공기관은 예정가격 제도를 운영하며, 원가 계산서 제출을 요구합니다. 인건비는 엔지니어링 노임단가나 한국디자인진흥원 요율을 기준으로 하며, 경비는 항목별 증빙이 필요합니다. 또한 낙찰 하한율(보통 87.745%) 이상이어야 하므로, 무리한 저가 입찰은 불가능합니다.
A. 클라이언트 유형에 따라 다릅니다. 공공기관은 최대한 상세히, 민간 기업은 Phase별 묶음으로 제시하는 것이 일반적입니다. 너무 상세하면 가격 흥정의 빌미가 되고, 너무 간략하면 신뢰도가 떨어지므로 중간 수준의 투명성을 유지하세요. "전략 수립 2,000만원 (리서치, 분석, 전략 문서 포함)" 정도가 적절합니다.
A. 계약서에 변경 관리 프로세스를 명시하세요. "당초 범위 외 추가 작업은 별도 견적 후 진행"이라고 명확히 하고, 작은 수정은 포함, 큰 변경은 추가 비용이라는 기준을 제시하세요. 중요한 것은 문서화입니다. 구두 합의는 나중에 분쟁의 소지가 됩니다.
WBS (Work Breakdown Structure) 프로젝트를 관리 가능한 작은 작업 단위로 분해하는 기법. 예산 산정과 일정 관리의 기초가 됩니다.
직접비 (Direct Costs) 특정 프로젝트에 직접 투입되는 비용. 인건비, 외주비, 재료비 등이 포함됩니다.
간접비 (Indirect Costs) 프로젝트 수행을 위한 간접 지원 비용. 사무실 운영비, 관리비, 일반 소프트웨어 비용 등입니다.
마진 (Margin) 원가에 더해지는 이윤. 회사의 수익성을 결정하는 핵심 요소입니다.
리스크 버퍼 (Risk Buffer) 예상치 못한 상황에 대비한 예비 비용. 프로젝트 안정성을 높이는 안전장치입니다.
ROI (Return on Investment) 투자 대비 수익률. 클라이언트가 투자한 금액 대비 얻게 될 가치를 수치화한 지표입니다.
예정가격 공공기관이 사전에 설정하는 계약 기준 금액. 입찰가는 이를 기준으로 평가됩니다.
낙찰 하한율 공공 입찰에서 너무 낮은 가격 제시를 막기 위한 최저 기준. 보통 예정가격의 87.745% 이상이어야 합니다.
RFP 제안서의 예산 산정은 단순한 숫자 계산이 아닙니다.
우리의 전문성, 프로젝트 이해도, 클라이언트에 대한 진정성을 보여주는 핵심 요소입니다.
이 글에서 소개한 5단계 전략을 따라가면:
✅ 정확한 원가 계산으로 수익성 확보 ✅ 투명한 견적서로 클라이언트 신뢰 구축 ✅ 가치 입증으로 가격 정당성 확보 ✅ 협상 전략으로 윈윈 솔루션 도출
이 모든 것이 가능해집니다.
2025년, 적정 예산 산정으로 수주율을 높이고 싶으신가요?
에이달은 10년 이상의 RFP 제안 경험을 바탕으로, 예산 산정부터 제안서 작성, 프레젠테이션까지 전 과정을 지원합니다.
특히 원가 계산 컨설팅과 견적서 최적화 서비스로 많은 에이전시와 기업의 수주율 향상을 도왔습니다.
지금 바로 무료 컨설팅을 신청하세요. 여러분의 프로젝트에 맞는 맞춤형 예산 전략을 제안해드립니다.
📞 문의: 02-2664-8631 📧 이메일: master@adall.co.kr 🏢 주소: 서울특별시 강서구 방화대로31길 2, 5~6층
에이달과 함께라면, 적정 견적으로 클라이언트도 만족하고 우리도 수익을 내는 윈윈 제안이 가능합니다.
지금 바로 시작하세요! 🚀
무료 컨설팅 받아보고 싶다면?
무료 컨설팅 신청하기