제안서 작성은 절대 혼자서 할 수 없는 일입니다. 기획자, 디자이너, 개발자, 영업팀이 하나의 목표를 향해 유기적으로 협력할 때 비로소 경쟁력 있는 제안서가 탄생합니다. 하지만 현실에서는 팀원 간 소통 부재, 역할 중복, 마감 직전 혼란 등으로 많은 에이전시가 어려움을 겪습니다. 이 글에서는 RFP 제안서 작성 시 팀워크를 극대화하여 프로젝트 수주율을 높이는 구체적인 협업 전략과 프로세스 관리 방법을 소개합니다.
제안서는 단순히 문서 하나를 만드는 작업이 아닙니다.
이 모든 과정을 한 사람이 완벽하게 수행하기란 사실상 불가능합니다.
핵심 포인트: 제안서 작성은 팀 스포츠입니다. 각자의 전문성이 조화를 이룰 때 승률이 높아집니다.
실제 사례를 보면 이런 문제들이 반복됩니다:
이런 문제는 단순히 시간 부족이 아니라 협업 프로세스의 부재에서 비롯됩니다.
RFP를 받은 즉시 전체 팀원이 모여 킥오프 미팅을 진행하세요.
킥오프 미팅 체크리스트:
실전 팁: 킥오프 미팅은 30분을 넘기지 마세요. 간결하게 핵심만 공유하고, 상세 논의는 각 파트별로 진행합니다.
누가 무엇을 언제까지 해야 하는지 문서로 명확히 정리하세요.
RACI 매트릭스 활용법:
| 작업 | 책임자(R) | 승인자(A) | 협조자(C) | 정보제공(I) |
|---|---|---|---|---|
| RFP 분석 | 기획자 | PM | 전체팀 | 영업팀 |
| 제안 전략 수립 | PM | 대표 | 기획자 | - |
| 콘텐츠 작성 | 기획자 | PM | 개발자 | - |
| 디자인 작업 | 디자이너 | PM | 기획자 | - |
| 예산 산정 | 개발자 | PM | 기획자 | - |
| 최종 검수 | PM | 대표 | 전체팀 | - |
용어 설명:
R (Responsible): 실제 작업을 수행하는 사람A (Accountable): 최종 승인 및 책임자C (Consulted): 의견을 제공하는 사람I (Informed): 결과를 공유받는 사람마감일만 정해두고 중간 점검 없이 진행하면 실패 확률이 높아집니다.
역산 일정 관리법:
예시: 제출 마감이 4월 30일이라면
중간 점검 포인트:
문제 상황: 카카오톡, 이메일, 구두 요청이 뒤섞여 중요한 내용이 묻힙니다.
해결책: 용도별 채널을 명확히 구분하세요.
실전 팁: 슬랙에서 채널을 프로젝트별로 만들고, 중요한 결정사항은 핀(Pin) 기능으로 상단 고정하세요.
최악의 시나리오: 제출 직전에 "이게 최신 버전 맞나요?" 라는 질문이 나옵니다.
버전 관리 규칙:
파일명 예시:
제안서_클라이언트명_v1.0_20250420_기획팀.docx
제안서_클라이언트명_v2.0_20250425_디자인반영.pptx
제안서_클라이언트명_Final_20250429.pdf최종 검수 체크리스트:
Asana: 작업 할당, 일정 관리, 진행 상황 추적
Monday.com: 시각적인 대시보드, 자동화 기능
Trello: 칸반 보드 방식, 간단한 작업 관리
Notion: 올인원 워크스페이스
Google Docs: 실시간 공동 작업
Figma: 디자인 협업
A 에이전시는 각자 알아서 작업하는 문화였습니다.
변화 포인트:
결과:
A. 오히려 더 중요합니다. 인원이 적을수록 한 명의 실수가 전체에 미치는 영향이 큽니다. 2~3명이라도 역할을 명확히 나누고 일정을 공유하면 효율이 크게 높아집니다.
A. 가능합니다. 오히려 원격일 때 문서화와 도구 활용이 더 중요합니다. 슬랙, 줌, 노션 등을 적극 활용하고, 매일 짧은 화상 미팅으로 소통을 유지하세요.
A. 한 번에 모든 도구를 도입하지 마세요. 가장 간단한 것(예: 구글 드라이브)부터 시작해서 효과를 체감하게 한 후 점진적으로 확대하세요. 강제보다는 편리함을 경험하게 하는 것이 중요합니다.
A. 15분 스탠드업 미팅은 시간 낭비가 아닙니다. 마감 직전 큰 문제를 발견하는 것보다 중간에 작은 문제를 해결하는 것이 훨씬 효율적입니다. 단, 30분을 넘기지 않도록 주의하세요.
A. PM이나 팀 리더가 데이터와 클라이언트 요구사항을 기준으로 판단하세요. 개인 취향이 아닌 "클라이언트에게 무엇이 최선인가"를 중심으로 논의하면 대부분 해결됩니다.
킥오프 미팅 (Kick-off Meeting)
프로젝트 시작 시점에 전체 팀원이 모여 목표, 일정, 역할을 공유하는 회의입니다.
RACI 매트릭스
프로젝트에서 각 작업에 대한 역할과 책임을 명확히 정의하는 도구입니다. Responsible(실행자), Accountable(책임자), Consulted(협의자), Informed(정보 수신자)의 약자입니다.
스탠드업 미팅 (Stand-up Meeting)
매일 짧은 시간(보통 15분) 동안 서서 진행하는 간단한 업무 공유 회의입니다. 어제 한 일, 오늘 할 일, 장애 요소를 빠르게 공유합니다.
마일스톤 (Milestone)
프로젝트에서 중요한 진척 단계를 표시하는 지점입니다. 예: "1차 기획안 완료", "디자인 시안 확정" 등.
버전 관리 (Version Control)
문서나 파일의 변경 이력을 추적하고 관리하는 방법입니다. 누가 언제 무엇을 수정했는지 알 수 있습니다.
칸반 보드 (Kanban Board)
작업을 "할 일", "진행 중", "완료"로 시각화하여 관리하는 방식입니다. Trello가 대표적입니다.
동시 편집 (Collaborative Editing)
여러 사람이 같은 문서를 동시에 수정할 수 있는 기능입니다. Google Docs가 대표적입니다.
PM (Project Manager)
프로젝트 전체를 관리하고 조율하는 책임자입니다. 일정, 예산, 품질, 커뮤니케이션을 총괄합니다.
제안서 작성에서 팀워크는 선택이 아닌 필수입니다.
핵심 요점 정리:
작은 변화부터 시작하세요. 다음 RFP부터 킥오프 미팅과 역할 분담만 명확히 해도 결과가 달라집니다.
에이달의 제안: 체계적인 팀워크와 프로세스로 제안서 승률을 높이고 싶으신가요? 에이달은 10년 이상의 디지털 마케팅 경험을 바탕으로 RFP 대응부터 프로젝트 실행까지 체계적인 협업 시스템을 갖추고 있습니다.
지금 바로 무료 컨설팅을 신청하세요.
📞 전화: 02-2664-8631 📧 이메일: master@adall.co.kr 📍 주소: 서울특별시 강서구 방화대로31길 2, 5~6층
다음 행동: 오늘 당장 팀원들과 간단한 킥오프 미팅을 진행해보세요. 30분만 투자하면 앞으로의 작업이 훨씬 수월해집니다.
무료 컨설팅 받아보고 싶다면?
무료 컨설팅 신청하기